In diesem Artikel erfährst du, wie du einen neuen Mitarbeiter anlegst, ihn zur Nutzung der Mitarbeiter-App einlädst und seine Daten verwaltest.

Quick Links:

Schritt 1: Den Mitarbeiter Bereich aufrufen

Schritt 2: Mitarbeiterdaten eintragen
Schritt 3: Mitarbeiter in Sawayo Mitarbeiter-App einladen

Schritt 4: Mitarbeiterdaten anpassen

Möchtest du lieber direkt in der Sawayo Software sehen, wie es funktioniert?

Dann nutze gern folgenden Link: Mitarbeiter in Sawayo anlegen Tour (Achtung: Du musst in Sawayo angemeldet sein, um die Tour starten zu können!)

Schritt 1: Den Mitarbeiter Bereich aufrufen

Deine Mitarbeiter findest im Menü unter dem Reiter "Mitarbeiter".

Schritt 2: Mitarbeiterdaten eintragen

Über das große Plus am unteren rechten Rand legst du einen neuen Mitarbeiter an. Hinterlege im folgenden Formular alle Informationen des Mitarbeiters. Wichtig: Alle Felder, die mit einem Sternchen* markiert sind, sind Pflichtfelder. Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kannst du den Mitarbeiter speichern.

Ergänzung zu den Feldern:

Vorname* & Nachname* - Anhand des Namens findest du deine Mitarbeiter jederzeit blitzschnell über die Suchfunktion in Sawayo.

Jobbezeichnung - Sollte es für dich von Relevanz sein, kannst du hier die genaue Stellenbezeichnung eintragen.

Arbeitsvertrag befristet bis - Diese freiwillige Angabe hilft dir den Überblick über auslaufende Arbeitsverträge zu behalten.

Ausgeteilte Arbeitsmittel - Trage hier alles ein, was du deinem Mitarbeiter zur Verfügung stellst und bei dessen Ausscheiden zurückerhalten musst.

Personalnummer - Dient der eindeutigen Zuordnung, falls du über mehrere Systeme hinweg deine Mitarbeiter verwaltest.

Arbeitszeitkontostand Startwert - Hier solltest du das Stundensaldo angeben, das aktuell auf dem Stundenkonto deines Mitarbeiters vorhanden ist.

Gruppen - Hier erstellst du Schlagworte, mit denen du deine Mitarbeiter in verschiedene Teams oder Gruppen einteilst. So kannst du z.B. nach deinen operativen Bereichen sortieren und in der Übersicht danach filtern. Achte beim Anlegen von neuen Gruppen darauf, dass du die Eingabe mit Enter bestätigst, bevor du das nächsten Feld ausfüllst.

E-Mail-Adresse* - Das ist die wichtigste Angabe beim Anlegen eines Mitarbeiters und deshalb auch Pflicht. An diese E-Mail-Adresse wird nämlich die Einladung für die Sawayo Mitarbeiter-App geschickt.

Telefonnummer - Ebenfalls keine Pflichtangabe aber nützlich, besonders wenn ein Diensttelefon vorhanden ist. Aber auch die private Handynummer zentral in deiner Übersicht zu haben, ist bestimmt hilfreich.

Arbeitszeitmodell* - Um die Zeiterfassung deines Mitarbeiters auswerten zu können, muss ihm ein Arbeitszeitmodell zugeordnet werden. Du kannst entweder ein von uns vordefiniertes Modell wählen oder dir selbst eins erstellen. (Wie du ein eigenes Arbeitszeitmodell anlegst, erklären wir hier: Arbeitsmodell in Sawayo anlegen)

Start der Zeiterfassung* - In diesem Feld hinterlegst du das Datum, ab dem deine Mitarbeiter mit der Zeiterfassung über die Sawayo Mitarbeiter-App starten.

Urlaub

Verbleibende Urlaubstage* - Hier sind die in dem Jahr, in dem du dich bei Sawayo angemeldet hast, noch offenen Urlaubstage ein. Dies inkludiert auch Resturlaubstage, wenn diese aus dem Vorjahr noch vorhanden sind.

Urlaubsanspruch* - Als Urlaubsanspruch ist der vertrag geregelte jährliche Anspruch auf Urlaubstage zu hinterlegen.

Urlaub Mitnahme über Jahreswechsel erlauben? - Dieses Feld ist anzuklicken, wenn deine Mitarbeiter offene Urlaubstage mit in das neue Jahr nehmen dürfen.

Nachdem du die Felder ausgefüllt hast, klick auf "Speichern". Jetzt hast du deinen Mitarbeiter angelegt und kannst ihn über die Mitarbeiterübersicht verwalten.

Schritt 3: Mitarbeiter in Sawayo Mitarbeiter-App einladen

Damit dein Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen und zugewiesene Dokumente lesen und bestätigen (also die Read & Sign-Funktion nutzen) kann, muss er sich in der Sawayo Mitarbeiter-App registrieren.

Dazu musst du ihn einfach über den entsprechenden Button in der Mitarbeiterübersicht einladen.

Sobald du auf den Button gedrückt hast, versenden wir automatisch eine Einladungs-E-Mail. In dieser befinden sich die notwendigen Anmeldedaten inklusive der Links zum Apple und Android Appstore.

Schritt 4: Mitarbeiterdaten anpassen

Die hinterlegten Mitarbeiterdaten kannst jederzeit anpassen und ergänzen. Klicke dazu einfach auf das Stift-Symbol in der entsprechenden Kachel in der Mitarbeiter-Übersicht.

Sobald du deine Mitarbeiter erfolgreich angelegt hast, kannst du Sawayo nutzen, um eure betrieblichen Prozesse ganz leicht in kleinen Schritten zu digitalisieren. Starte zum Beispiel damit, interne Dokumente (z.B. eine Betriebsanweisung) digital zu verteilen. Wie das geht, zeigen wir dir hier. 😉

Read & Sign Dokument in Sawayo anlegen

Vertrag in Sawayo anlegen

Arbeitszeitmodell in Sawayo anlegen

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