In diesem Artikel erfährst du, wie du einen Vertrag anlegst und diesen optimal verwaltest.

Quick Links:

Schritt 1: Nächste Fristen oder Vertragsmanagement öffnen

Schritt 2: Vertragsformular öffnen und ausfüllen

Schritt 3: Speichern und Vertrag überprüfen

Schritt 4: Alte Verträge archivieren

Schritt 1: Nächste Fristen oder Vertragsmanagement öffnen

Deine Verträge sind in dem Vertragsmanagement hinterlegt. Dieses findest du unter "Meine Firma".

Schritt 2: Vertragsformular öffnen und ausfüllen

Im Vertragsmanagement kannst du einen neuen Vertrag hinzufügen, indem du auf das große blaue Plus-Symbol am unteren rechten Rand klickst.

Anschließend öffnet sich das Formular in dem du die Informationen zu deinem Vertrag einträgst.

Ergänzung zu den Feldern:

Titel - Gib dem Vertrag einen eindeutigen Namen, damit du ihn immer sofort wiederfindest. (Du kannst in der Vertragsübersicht alle Dokumente von A-Z sortieren.)

Kundennummer - Es ist natürlich immer hilfreich, deine Kundennummer zur Hand zu haben, wenn es um Vertragsangelegenheiten geht. Speichere sie dir hier einmal ab und du hast sie immer in Sekundenschnelle zur Verfügung.

Vertragsnutzer - Wer ist laut Vertrag Inhaber und damit Nutzer der Leistung? Trage hier den Namen einer Person oder deines Unternehmens ein. Inhaber kann z.B. die Firma sein und Nutzer ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin.

Vertragspartner - Hier solltest du den Namen des Anbieters eintragen, mit dem der Vertrag geschlossen wurde.

Vertragsfrist läuft aus/verlängert sich - Wähle hier, was laut Vertrag zutrifft, damit du die Fristerinnerung korrekt konfigurieren kannst.

Vertragsbeginn/Vertragsende - Wähle einfach die entsprechenden Daten im Kalender Pop-up aus.

Vertragslaufzeit - Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, sobald du Beginn und Ende eingetragen hast.

(Kündigungsfrist/Kündigungszeitpunkt) - Diese beiden Felder werden nur angezeigt, wenn du "verlängert automatisch" ausgewählt hast. Fülle mindestens ein Feld aus, damit eine automatische Fristbenachrichtigung zum entsprechenden Zeitpunkt ausgelöst wird.

Drag&Drop - Hier kannst du das Vertragsdokument hochladen, damit du darauf jederzeit digital Zugriff hast.

Eigene Erinnerung - Möchtest du zusätzlich zur automatischen Benachrichtigung durch Sawayo noch eine weitere Erinnerung erhalten, kannst du diese hier erstellen.

Notizen - Falls du Notizen zu diesem Vertrag hinterlegen möchtest, kannst du diese hier eintragen.

Schritt 3: Speichern und Vertrag überprüfen

Mit dem Klick auf "Speichern" wird dein Vertrag angelegt und in der Liste im Bereich "Vertragsmanagement" aufgeführt.

Klicke auf den Vertrag, um die hinterlegten Informationen zu überprüfen. Um den Vertrag zu bearbeiten oder Änderungen vorzunehmen, klicke auf das Stift-Symbol.

Schritt 4: Alte Verträge archivieren

Es kann von Vorteil sein, auch mal alte Verträge einzusehen. Aus diesem Grund hast du die Möglichkeit, den Status deines Vertrags zu deaktivieren, ohne ihn löschen zu müssen.

Gehe dazu mit deiner Maus über den Bereich "Optionen", ohne drauf zu klicken. Automatisch werden dir folgende drei Button angezeigt:

  • Das graue Stift-Symbol zum Bearbeiten

  • Das blaue Archiv-Symbol zum Deaktivieren

  • Das rote Mülleimer-Symbol zum Löschen

Mit einem Klick auf das blaue Symbol entfernst du für den entsprechenden Vertrag die automatische Fristenbenachrichtigung durch Sawayo.

Der Vertrag bleibt dir in der Liste erhalten, wird allerdings jetzt unterhalb der aktiven Verträgen gelistet. So hast du einen besseren Überblick, aber behältst jederzeit den Zugriff auf deine bisherigen Dokumente.

Übrigens: Wie du vielleicht in unseren Beispiel-Screenshots erkannt hast, kannst du das Vertragsmanagement vielseitig benutzen. Du kannst dir darüber beispielsweise auch automatische Fristerinnerungen für Zahlungserinnerungen, Jubiläen, Geschenkbesorgungen etc. erstellen.

Die Funktion ist natürlich für Verträge optimiert, aber warum nicht auch mit ein bisschen Kreativität noch mehr rausholen, oder?! 😉

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