In diesem Artikel erfährst du, wie du ein Dokument anlegst, das über die Sawayo Mitarbeiter-App von deinem Team digital gelesen und bestätigt werden kann.

Quick Links:

Schritt 1: Read & Sign öffnen

Schritt 2: Erstellformular öffnen und ausfüllen

Schritt 3: Speichern und Fortschritt überprüfen

Schritt 4: Read & Sign Dokument nachträglich zuteilen

Möchtest du lieber direkt in der Sawayo Software sehen, wie es funktioniert?

Dann nutze gerne folgenden Link: Read & Sign Dokument anlegen Tour (Achtung: Du musst in Sawayo angemeldet sein, um die Tour starten zu können!)

Schritt 1: Read & Sign öffnen

Gehe auf "Read & Sign" in dem Menü, um ein Dokument mit deinen Mitarbeitern zu teilen.

Schritt 2: Erstellformular öffnen und ausfüllen

Um etwas Neues zu erstellen, klickst du in Sawayo immer auf das Plus-Symbol. Daraufhin öffnet sich das Formular und du kannst es mit den notwendigen Informationen füllen.

Ergänzung zu den Feldern:

Dokumentenname - Gib dem Dokument einen verständlichen Namen. Dieser kann deinen Mitarbeitern direkt Aufschluss darüber geben, um welches Thema es sich beim Lesen und Bestätigen dieses Dokumentes handelt.

Schlagworte - Für die bessere Übersichtlichkeit bietet es sich an, deine Dokumente mit farbigen Schlagworten zu versehen. So kannst du sie z.B. bestimmten Themenbereichen oder Teams zuordnen. Auch kannst du in der Übersicht später nach den Schlagworten filtern. Du kannst vordefinierte Schlagworte nutzen oder deine eigenen anlegen. Achte beim Erstellen eines eigenen Schlagworts darauf, dass du den Begriff eingibst, eine Farbe auswählst und dann den Eintrag mit Enter bestätigst! Wird es jetzt unter dem Schlagwort-Feld angezeigt, war die Erstellung erfolgreich.

Drag & Drop - Hier ist das entsprechende Dokument hochzuladen, dass deine Mitarbeiter lesen und bestätigen sollen.

Mitarbeiter zuordnen - Als nächstes teilst du das Dokument den entsprechenden Mitarbeitern zu. (Achtung: Jedes Read & Sign Dokument muss bei der Erstellung mindestens einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Solltest du noch keine Mitarbeiter angelegt haben, kannst du das Dokument nicht erstellen. Starte in diesem Fall hiermit: Mitarbeiter in Sawayo anlegen)

Frist setzen - Wähle im Kalender das Datum, bis zu dem deine Mitarbeiter das Dokument mit ihrer digitalen Unterschrift bestätigt haben müssen.

Notizen - Falls du für dich noch weitere Informationen zu dem Dokument hinterlegen möchtest, trage diese hier ein.

Schritt 3: Speichern und Fortschritt überprüfen

Mit dem Klick auf "Speichern" wird dein Read & Sign-Dokument angelegt und automatisch an die vorher gewählten Mitarbeiter verteilt. Diese haben jetzt bis zum Fristende Zeit, das Dokument über die Sawayo Mitarbeiter-App zu lesen und zu signieren.

Du kannst dir jederzeit den aktuellen Status ansehen und kontrollieren, welche Mitarbeiter das Dokument bereits unterschrieben haben und bei wem die Bestätigung noch aussteht. Klicke hierzu einfach in der Read & Sign-Übersicht auf das Dokument und sieh dir den Status allgemein und je Mitarbeiter an.

Schritt 4: Read & Sign Dokument nachträglich zuteilen

Möchtest du neu angelegten Mitarbeitern ein Read & Sign-Dokument zuteilen, kannst du einfach ein bereits vorhandenes Dokument weiterleiten.

Gehe einfach in die Mitarbeiterakte in den Bereich "Read & Sign", wähle dort das entsprechende Dokument aus und bestätige die Systemnachfrage und fertig!

Tipp: Auf diese Weise kannst du dir auch erheblichen Aufwand bei der Einführung neu eingestellter Mitarbeiter sparen (Stichwort neudeutsch "Onboarding") und diesen direkt an die digitale Arbeitsweise in deinem Unternehmen gewöhnen. 😉

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