E-Mail-Benachrichtigungen unterstützen dich, deine Arbeitsprozesse noch effizienter zu gestalten, keine Fristen mehr zu verpassen und immer den Überblick über den aktuellen Stand zu behalten.

In diesem Artikel erklären wir dir genauer, wie die E-Mail-Benachrichtigungen bei Sawayo genau aussehen und gehen dabei auf folgende Fragen ein:

Wofür sind die da?

In Sawayo kannst du dir für die unterschiedlichen Funktionen E-Mails an zusätzliche Benachrichtigung einstellen. Dabei kannst du ganz individuell entscheiden, über welche Aktionen in der Software eine Erinnerung erhalten möchtest.

Welche gibt es?

Die E-Mail-Benachrichtigungen werden in die drei Hauptfunktionen Mitarbeiter, Read&Sign und Vertragsverwaltung unterteilt.

Mitarbeiter

Unter Mitarbeiter können E-Mail-Benachrichtigungen für beantragte Urlaubsanträge, anstehende Abwesenheiten und andere nützliche Informationen zur Zeiterfassung angestellt werden. Diese sind:

Einladung zur Mitarbeiter-App bestätigt

Nachdem du einen Mitarbeiter angelegt hast, musst du den Mitarbeiter noch zur Nutzung der Mitarbeiter-App einladen. Hierfür erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Einladungs-Mail mit einem Einmal-Passwort für die erste Anmeldung.

Sobald der eingeladene Mitarbeiter sich das erste Mal in der Mitarbeiter-App angemeldet hat, erhälst du eine Benachrichtigung per Mail, wenn du diese Benachrichtigung angestellt hast.

So behälst du den Überblick, welche Mitarbeiter die Einladung angenommen haben.

Abwesenheiten

Sobald ein Mitarbeiter über die Mitarbeiter-App einen Urlaub beantragt oder eine Krankmeldung geschickt hat, erhälst du eine E-Mail. Über die E-Mail kannst du dann direkt den Urlaub genehmigen. Die notwendigen Informationen für die Entscheidung liefern wir in der E-Mail mit. Probier es direkt auf und reagiere sofort auf die Urlaubsanträge deiner Mitarbeiter.

Nächste Abwesenheiten

Behalte den Überblick über deine anstehenden Abwesenheiten deiner Mitarbeiter, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

Lass dich von unseren Erinnerungen unterstützen und dich freitags um 9.00 Uhr über die Abwesenheiten in der folgenden Woche benachrichtigen.

Am 25. des Monats um 9.00 Uhr früh benachrichtigen wir dich über die bis dahin anstehenden Abwesenheiten im Folgemonat.

Zeiterfassung

Gerne erinnern wir dich daran, den Vormonat bei deinen Mitarbeitern abzuschließen, um den Stundenzettel zu erstellen und anschließend an die Lohnbuchhaltung weiterzuleiten.

Mehr Infos zum Monat abschließen kannst du in diesem Artikel finden.

Um die volle Kontrolle über die Überstunden deiner Mitarbeiter zu behalten, kannst du außerdem einstellen, beim Erreichen der Sollstunden pro Woche oder pro Monat eine Benachrichtigung zu bekommen.

So behälst du den Überblick, wann deine Mitarbeiter ihr Wochen- bzw. Monatssoll erreicht haben und kannst daraufhin ableiten, inwieweit Maßnahmen zur Reduzierung der Überstunden sinnvoll sind.

Read&Sign

Über Read&Sign verteilst du Dokumente über die Mitarbeiter-App an deine Mitarbeiter. Deine Mitarbeiter bestätigen, dass sie das Dokument gelesen haben, mit einer digitalen Signatur direkt über die Mitarbeiter-App.

Für die angelegten Dokumente in Read&Sign kannst du dir ebenfalls unterschiedliche Benachrichtigungen einstellen. Diese sind:

Dokument wurde von einem Mitarbeiter unterzeichnet

Stelle diese Benachrichtigung an, wenn du immer eine E-Mail erhalten möchtest, sobald ein Mitarbeiter, ein Dokument bestätigt hat. In der E-Mail erhälst du zusätzlich die Information, wie viele Unterschriften noch ausstehen. So behälst du immer den Überblick über den aktuellen Stand des Dokuments.

Dokument wurde von allen Mitarbeitern unterzeichnet

Mithilfe dieser Mail wirst du benachrichtigt, sobald alle Mitarbeiter, an die du das entsprechende Dokument weitergeleitet hast, das Dokument unterschrieben haben. Anschließend kannst du dir die Unterschriftenliste herunterladen und an die entsprechenden Stellen als Nachweis weiterleiten oder das Dokument archivieren.

Frist für Dokument läuft ab

Dokumente versiehst du in Read&Sign immer mit einer Frist. An diese Frist erinnern wir dich gerne eine Woche und auch einen Tag vor Ablauf der Frist.

Diese Benachrichtigung erhälst du, wenn das entsprechende Dokument von dir noch nicht archiviert wurde. In der Erinnerungs-Mail wirst du natürlich auch über den aktuellen Status des Dokuments informiert und auch darüber, wie viele Unterschriften eventuell noch fehlen.

Vertragsmanagement

Im Vertragsmanagement kannst du Verträge mit ihren Fristen hinterlegen. Dabei unterscheiden wir zwei unterschiedliche Arten von Verträgen:

  • Verträge mit Kündigungsfrist sind Verträge, die du zu einer bestimmten Frist kündigen musst, damit sie nicht automatisch verlängert werden. Bestes Beispiel ist der Handyvertrag.

  • Auslaufende Verträge sind Verträge, die zu einem bestimmten Termin automatisch enden.

Für beide Arten von Verträgen kannst du dir jeweils Benachrichtigungen als Erinnerungen an nahende Fristen einstellen. Hierbei kannst du einstellen, dass du zu deinem persönlichen Erinnerungsdatum erinnert wirst. Das persönliche Erinnerungsdatum kannst du bei den jeweiligen Verträgen unter "Eigene Erinnerung" hinterlegen.

Außerdem kannst du dich noch zusätzlich einen Tag vor Ablauf der Frist über das Vertragsende benachrichtigen lassen.

Wie kann ich die an- und ausstellen?

Unter Einstellungen > Benachrichtigungen kannst du die Benachrichtigungen ein- und ausstellen. Wenn der Button ganz rechts grau hinterlegt ist, ist die Benachrichtigung ausgestellt. Ist der Button jedoch blau dann ist die Benachrichtigung angestellt.

Du kannst die Benachrichtigungen alle einzeln an- und ausstellen. Aber ebenso hast du die Möglichkeit, alle Benachrichtigungen eines Teilbereichs gleichzeitig mit einem Klick an- oder auszustellen.


Du hast einen Wunsch? Schreib uns!

Du wünscht dir weitere Benachrichtigungen? Dann schreib uns gerne deinen Wunsch per Mail an feedback@sawayo.harvestrapp.com oder klicke auf den Button

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