Mit der Führerscheinkontrolle von Sawayo sparst du dir zukünftig das Kopieren und Abheften von Führerscheinen. Nicht nur behältst du den Überblick, wann und welche Führerscheinkontrollen anstehen. Noch besser: Du kannst Regeln hinterlegen, sodass die Software die Kontrollen automatisch durchführt. Somit musst du keine Fristen mehr im Kopf behalten, sondern lediglich noch überprüfen, ob die eingereichten Informationen korrekt sind.

Wie du die automatische Führerscheinkontrolle einrichtest und weitere Fragen zu dieser Funktion beantworten wir dir in diesem Artikel:

Warum du eine Führerscheinkontrolle durchführen musst, kannst du in diesem Artikel durchlesen.


Wie richte ich die Führerscheinkontrolle für meine Mitarbeiter ein?

Um die Führerscheinkontrolle durchzuführen, musst du diese vorab für die jeweiligen Mitarbeiter aktivieren.

  1. Klicke dazu auf den Reiter Mitarbeiter. Wähle einen Mitarbeiter aus, bei dem du die Führerscheinkontrolle aktivieren möchtest.

  2. Gehe anschließend in die Stammdaten des Mitarbeiters und stelle die Führerscheinkontrolle an.

  3. Gib nun das Startdatum an, ab wann die Führerscheinkontrolle vorgenommen werden soll. Dieses Datum kann nicht in der Vergangenheit liegen.

  4. Optional kannst du ein Enddatum eintragen. Dies empfiehlt sich, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise nur für eine befristete Zeit ein Fahrzeug führen soll. Dies ist aber kein Pflichtfeld und kann auch frei gelassen werden.

Anschließend kann du einen Auslöser auswählen. Zur Auswahl stehen:

  • Automatisch

    Stellst du den Auslöser auf "Automatisch", übernimmt unsere Software eigenständig die Abfrage. Wähle im nächsten Schritt aus, in welchem Rhythmus die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden soll. Unsere Software fordert den Mitarbeiter dann in diesem Rhythmus über die mobile Mitarbeiter-App auf, die Führerscheinkontrolle durchzuführen.

    Bei dieser Einstellung musst du keine Frist mehr beachten – wir übernehmen das für dich. Du wirst lediglich benachrichtigt, um die übermittelten Informationen zu überprüfen oder wenn ein Mitarbeiter seine Informationen nicht fristgerecht übermittelt hat.

  • Manuell durch Manager

    Bei dieser Einstellung sendest du die Führerscheinkontrolle jedes Mal selbst an deinen Mitarbeiter.

  • Manuell durch Mitarbeiter

    Bei dieser Einstellung kann der Mitarbeiter die Führerscheinkontrolle vornehmen, wann er möchte.

    Diese Variante empfehlen wir, für Mitarbeiter, die Poolfahrzeuge nutzen und vor jeder Fahrt eine Führerscheinkontrolle vornehmen sollen. Die Kachel zur Durchführung der Führerscheinkontrolle ist bei dieser Einstellung immer auf dem Startbildschirm des Mitarbeiters sichtbar.

Als Standardregel für die Führerscheinkontrolle ist der Auslöser "Automatisch" mit einem Rhythmus von drei Monaten hinterlegt. Bei dieser Einstellung fordert unsere Software deine Mitarbeiter alle drei Monate automatisch auf, die Führerscheinkontrolle über die Sawayo Mitarbeiter-App durchzuführen. Mit dieser Einstellung erfüllst du mehr als die Mindestanforderung.

Die Einstellungen kannst du ändern, indem du auf Einstellungen bearbeiten klickst.

Wichtig: Deine Mitarbeiter können die Führerscheinkontrolle aktuell nur über die mobile Mitarbeiter-App auf ihren Smartphones durchführen. Diese Funktion kann nicht in der Web-Version der Mitarbeiter-App verwendet werden, da das Fotografieren

Wie sieht die Führerscheinkontrolle für die Mitarbeiter aus?

Die Mitarbeiter startet die Führerscheinkontrolle auf ihren Smartphones, indem sie auf die entsprechende Kachel auf der Startseite der Mitarbeiter-App klicken. Je nachdem, welchen Auslöser du gewählt hast, erhalten die Mitarbeiter zusätzlich eine Push-Benachrichtigung, dass die nächste Führerscheinkontrolle ansteht.

Anschließend fragt die App, ob die Mitarbeiter aktuell im Besitz eines gültigen Führerscheins ist. Wird dies bejaht, muss im nächsten Schritt jeweils ein Foto von der Vor- und Rückseite des Führerscheins über die App gemacht werden.

Hier können keine Fotos oder Dokumente aus der Galerie hochgeladen werden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter auch tatsächlich im Besitz eines aktuellen Führerscheins sind.

Vor dem Absenden bestätigen die Mitarbeiter noch einmal per digitaler Signatur, dass der aufgezeichnete Führerschein

  • das Original,

  • gültig,

  • nicht gefälscht und

  • nicht von den Strafverfolgungsbehörden beschlagnahmt ist.

Was ist, wenn der Mitarbeiter (aktuell) keinen Führerschein besitzt?

Die App fragt zunächst, ob die Mitarbeiter aktuell im Besitz eines Führerscheins sind. Die Mitarbeiter werden darauf hingewiesen, diese Frage zu verneinen, sollte einer der folgenden Gründe zutreffen:

  • Der Mitarbeiter besitzt keinen Führerschein;

  • Der Mitarbeiter hat den Führerschein verloren;

  • Der Führerschein ist nicht gültig;

  • Der Führerschein ist abgelaufen;

  • Der Führerschein wird oder wurde eingezogen;

  • Der Mitarbeiter hat nicht die notwendige Führerscheinklasse für das zu führende Fahrzeug;

  • Es gibt einen anderen Grund.

Im nächsten Schritt muss der Grund angeben werden und seit wann dieser vorliegt. Auch besteht die Möglichkeit, weitere Informationen zu hinterlegen.

Wenn der Mitarbeiter bereits weiß, wann der Führerschein wieder gültig sein wird und/oder vorliegt, kann auch bereits ein Enddatum eingetragen werden.

Beispiel: Der Führerschein wurde für einen Monat eingezogen.

Sobald das Enddatum erreicht und der Auslöser auf "Automatisch" gesetzt ist, fordert unser System den Mitarbeiter am Tag nach dem Enddatum wieder automatisch zur Führerscheinkontrolle auf.

Worauf muss ich bei der Kontrolle achten?

Nachdem Mitarbeiter die Kontrolle durchgeführt wurde, erhältst du eine Benachrichtigung in deinem Sawayo Dashboard. Im nächsten Schritt kannst die eingereichten Informationen unter "Genehmigungen" prüfen.

Bei der Prüfung des Führerscheins musst du darauf zu achten, dass dieser vorhanden ist, im Original vorliegt und auf den entsprechenden Mitarbeiter ausgestellt ist. Weiterhin ist es wichtig, dass die Informationen korrekt und die Fotos gut erkennbar und nicht verspiegelt sind.

Achte auch darauf, ob eine Erlaubnis für die notwendige Fahrzeugklasse vorliegt. Das ist insbesondere dann relevant, wenn dein Unternehmen andere Fahrzeuge als PKWs besitzt und von den Mitarbeitern genutzt werden.

Sind alle Informationen korrekt, kannst du den eingereichten Führerschein genehmigen.

Sollten Informationen fehlerhaft, unvollständig oder die Fotos des Führerscheins unscharf sein, empfehlen wir, die eingereichten Informationen abzulehnen. Direkt nach der Ablehnung wird der Mitarbeiter automatisch nochmals zur Durchführung der Führerscheinkontrolle aufgefordert.

Kann die Führerscheinkontrolle auch wiederholt werden?

Natürlich. Egal für welchen Auslöser du dich entscheidest, hast du in der Mitarbeiterübersicht unter dem Tab "Führerschein" immer die Möglichkeit, die Führerscheinkontrolle unmittelbar kontrollieren zu lassen.

Wie wird das dokumentiert?

In der Mitarbeiterübersicht findest du unter dem Tab "Führerschein" eine Historie über die bereits durchgeführten Führerscheinkontrollen. Hier findest du auch die Informationen über die nächste automatische Ausführung.


Du hast einen Wunsch oder Verbesserungsvorschlag? Schreib uns!

Wie findest du unsere Führerscheinkontrolle? Schreib uns gerne dein Feedback per Mail an feedback@sawayo.harvestrapp.com oder klicke auf den Button

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